Reglas de etiqueta para enfrentar una reunión con clientes

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Hoy en día, el lugar de trabajo también es un espacio donde se realizan muchas entrevistas, reuniones con clientes y las ideas de negocios se acuerdan en un restaurante o en entorno social.

Las acciones simples como la forma en que manejamos los cubiertos, la taza de café o donde ponemos nuestras manos puede decir mucho sobre nuestro nivel de profesionalismo.
Julie Lamberg-Burnet, fundadora y directora ejecutiva de la Escuela de Protocolo de Sydney , ha hablado con el periódico Daily Mail acerca de sus consejos de etiqueta para que actúes con estilo y equilibrio en reuniones de trabajo.

Una entrada impactante

Según Lamberg-Burnet, la forma en que llegas al lugar donde se realizará la reunión podría dar una buena primera impresión a tus clientes o quebrarla definitivamente.

«Debes llegar al recinto cinco a diez minutos antes. Deshazte de los distractores antes de entrar, por ejemplo, celular, lentes de sol puestos o en la parte superior de la cabeza, llaves, documentos y el café que pediste para llevar», dice Lamberg-Burnet.

La experta en etiqueta recomienda pararse cuando lleguen los otros miembros que participarán en la reunión, sonreir y hacer una pausa de unos segundos para que tengan tiempo de examinar la habitación.

«Prepárate para que tu mano derecha siempre esté libre para saludar a la gente y estrechar la mano».

Ten más conciencia de ti mismo

La mayoría de las reuniones de trabajo informales ocurren mientras se toma un café en una cafetería. El café requiere una mayor conciencia de cómo poner lo mejor de sí mismo al frente y dejar una impresión positiva y duradera. El tiempo es la esencia, y el tono y el estilo de tus interacciones dejará una impresión positiva o negativa.

«Si tú eres quien convoca a la reunión debes confirmar la fecha, la hora y el lugar mediante un correo electrónico o mensaje de texto, pero si eres el imvitado, debes comprobar dónde queda la cafetería en Google Maps para estar seguro de que vas a estar en el lugar correcto y a tiempo», recomienda Lamberg-Burnet.

También es imperativo que te presentes con tu nombre completo la primera vez que conoces a alguien y seas agradable con el personal de la cafetería para mostrar tu aprecio por las personas que te rodean.

«Evita dirigirte directamente al tema de negocios que los convoca y trata de conversar normalmente durante los primeros minutos del encuentro».

Elige sabiamente lo que comes

Cuando una comida está involucrada en una reunión de trabajo es importante recordar modales y los niveles básicos de decoro.

«En Australia tendemos a seguir el estilo de comer europeo (versus americano) – cortar una pieza de comida a la vez», dice Lamberg-Burnet, añadiendo que cortar todo en el plato antes de comer es impensable.

Los pequeños bocados también facilitan la conversación.

Además recomienda no gesticular con tus manos en el aire mientras sostienes los cubiertos al hablar o usar servilletas para borrar su lápiz labial o limpiarse su nariz.

«Sea un comensal atento y trate de no terminar su plato antes del resto. Es más sobre la conversación y formar redes de contacto que de la comida», dice.

Cómo navegar en los asientos

Como invitado es importante esperar a que el anfitrión se siente en la mesa antes de tomar tu propio asiento. Pero esa no es la única consideración: mientras espera para sentarse, puede utilizar ese tiempo como una oportunidad para presentarse a los otros asistentes. Siempre estrecha la mano, a menos que la disposición de los asientos haga esto difícil.

No restrinja sus interacciones sólo con los invitados de ambos lados o enfrente de usted.

Esta es una oportunidad de oro para crear una primera impresión positiva con todos en la mesa.

Los objetos personales no pertenecen a la mesa. Coloque su bolsa ya sea detrás de usted en el asiento o debajo de la mesa.

Mejor que sobre a que falte

Como un consejo general en cuanto a la vestimenta, es preferible que sobre elegancia a que falte. Esto demuestra el respeto por los anfitriones y los invitados. Incluso si el lugar y la invitación parecen ser informales recuerda que estás representando tu marca personal o al lugar en el cual trabajas. Siempre debes vestir para impresionar.

«No uses prendas ni zapatos incómodos, mal ajustados y maltenidos», agrega Lamberg-Burnet.

Según la experta en etiqueta, tienes solamente cinco a siete segundos para causar una primera impresión, así que «haz que esos segundos cuenten».

«Es posible que esté usando una tenida increíble, sin embargo lo que primero se nota es su aseo. Para hombres y mujeres asegúrate que tu peinado y color de pelo sea halagador y moderno. Junto con las uñas es en lo que más se fija la atención», añade Lamberg-Burnet.
 
* Este es una traducción de la nota titulada “Arrive 10 minutes early, ditch your sunglasses and don’t even think about putting personal items on the table: Etiquette expert on how to ace your next work function”, publicada en Daily Mail.

Lee el artículo completo en inglés aquí.