Comunicar visualmente: memorandum, cotizaciones y comunicados

Formato de memorándum

Lograr distinguirse de la competencia siempre ha sido importante, pero las estrategias de marketing han hecho que incluso empresas que no tienen un público masivo, como los estudios jurídicos, tomen acciones al respecto.

Uno de los aspectos relevantes al momento de ejecutar acciones de marketing que tienen por objeto, por ejemplo, diferenciar la marca de su competencia por medio del uso de diseños visuales en las comunicaciones formales, es comprender que dependiendo de la industria o mercado en que se desarrolla la entidad, el uso y significado de los formatos comunicacionales puede cambiar.

Si bien los detractores dicen que los elementos visuales distraen o que son una perdida de recursos, la realidad es que múltiples plataformas o herramientas digitales de diseño gráfico simplifican el proceso de creación a través de plantillas predeterminadas que no exigen mayor esfuerzo por parte de quienes las utilizan.

Sin embargo, es recomendable usar las plantillas bajo el asesoramiento de un especialista en miras a construir un diseño diferente, elegante o vanguardista para no causar una sensación de confusión o, incluso, de desagrado en quienes serán los receptores de estas comunicaciones. Sean un acierto o no, son una opción que bien elaboradas podrían convertirse en una forma atractiva de comunicar por medio de elementos visuales.

A continuación, te dejamos algunos diseños de plantillas para diferentes fines, que podrían servir de inspiración.

Memorandum

Formato de Memorándum

En el contexto legal, encontramos los Memorandum of Understanding (MOU) o Memorándum de Entendimiento, los que suelen usarse en los procesos de negociación, previo a la celebración de un contrato, y que permiten definir lineamientos claves de un futuro acuerdo.

Según al Comisión del Mercado Financiero de Chile, los supervisores de los mercados financieros firman los Memorándum de Entendimiento con el objetivo de cumplir las leyes y disposiciones regulatorias que están bajo su competencia en sus respectivas jurisdicciones, como convenios de cooperación y asistencia técnica, intercambio de información y consultas entre reguladores.

Sin embargo, a nivel de comunicaciones, los memorandum —bastante desplazados por el correo electrónico y la mensajería instantánea— son una comunicación de tinte formal que suele se breve, emitidas en una instancia oficial, normalmente serializados o numerados y que no es habitual que reciban alguna clase de respuesta.

Su uso suele ser más habitual en la medida que las organizaciones crecen y lo habitual es que su uso se aplique a las comunicaciones internas. Ahora bien, en la medida que los diseños y el contenido se encuentren adecuadamente estructurados bajo una mirada estratégica, también pueden ser usados para uso externo.

En el marco de su propósito formal, independientemente de su impacto en la construcción de marca, sus objetivos son acelerar solicitudes o peticiones y mantener informados a los grupos de interés sobre las novedades de la firma.

Cotizaciones

Formato de cotización

Las cotizaciones —tasación o valoración que tiene por objeto informar a un interesado sobre el precio de un determinado bien o servicio— normalmente sirven para celebrar un contrato o bien iniciar el de negociación. Puede determinar el valor de transacción de un bien o de un activo financiero, por ejemplo.

La forma de una cotización o presupuesto dependerá del bien o servicio que se oferta, pero todas comparten elementos clave, como datos de la compañía, fecha, datos del destinatario, información del producto (precio, subtotal, descuentos, IVA, precio final), fecha de entrega, fecha de validez y certificación, si es que tiene firma electrónica.

Comunicados

Formato de comunicado

Los comunicados pueden tener diferentes fines, desde información que podría ser atractiva para los medios de comunicación (comunicados o notas de prensa) hasta información que es necesario de comunicar a los colaboradores internos de una empresa, organización o firmas de abogados.

Independientemente de su uso, son documentos escritos que son eficaces para la construcción de relaciones públicas y su estructura es similar a la de artículos periodísticos, en el sentido de priorizar la información novedosa o de interés para el receptor.

Un aspecto importante al momento de usar una plantilla visual en cualquiera de estos formatos —sean memorandum, cotizaciones o comunicados— es tener en cuenta los lineamientos claves o estratégicos de posicionamiento de la entidad, con miras a no abusar de estos recursos y que sean un aporte a la construcción de la marca.

 
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