Qué debo tener en mi firma para implementar legaltech

Ante las demandas del mercado, la modernización de los procesos es una exigencia que hay que cumplir constantemente. Dentro de las firmas el desafío se centra en cómo mejorar la atención al cliente y el funcionamiento interno, con el objetivo de aumentar la productividad y, con ello, las ganancias.

A pesar de ello, los abogados han tenido una serie de complicaciones para adoptar recursos tecnológicos en su trabajo, debido a vicios del oficio y a la estructura organizacional clásica de los estudios jurídicos. “Los abogados nos hemos destacado, me incluyo dentro de ellos, por no ser muy proclives a adoptar tecnologías. Tenemos esta necesidad habitual de conocer las cosas muy bien antes de usarlas y no nos gusta tomar riesgos. Fallamos en experimentar y en creatividad”, dijo Andrés Jara, socio de Kea Technology y consejero de Global LegalTech Hub.

Jara formó parte del seminario “LegalTech: El futuro del derecho”, organizado por la Facultad de Derecho de la Universidad Católica de Chile y realizado el 27 de julio.

Entre los temas conversados se abordó las formas en que las firmas están implementando legaltech en su trabajo diario, así como los errores que se suelen cometer al implementarlos. Desde su perspectiva, el principal problema en los abogados es que integran las tecnologías de forma desordenada y sin estrategia.

Investigación y tiempo

En el evento, María Jose Martabit, profesora en la Universidad Católica de Chile y CEO de Theodora, hizo una invitación para los abogados primerizos y aquellos que no han todavía modernizado sus procesos a probar herramientas e investigar los tipos de tecnología legal que existen: “Pueden equivocarse e incorporar la tecnología inapropiada, no importa, pueden volver a intentarlo, en mi caso con Theodora nos hemos equivocado varias veces y nos vamos a seguir equivocando, pero de eso se trata, intentar, avanzar, probar, hasta encontrar las soluciones que son perfectas para el proceso”.

Por su parte, Andrés Egaña, socio de Egaña Abogados, afirmó que el uso de productos legaltech sólo se convierte en un éxito si da como resultado una disminución del tiempo de trabajo.

“Más que las horas y tiempo, las firmas deberían centrarse en objetivos y logros, por lo que si una persona consigue las herramientas para lograr hacer su tarea en 5 minutos y le queda el resto del día disponible para pensar cómo captar nuevos clientes, perfecto. Pero hay que tener cuidado de que no lleve a una vorágine donde si yo antes atendía 100 clientes, esto me va a permitir atender a diez mil, pero en vez de 5 u 8 horas voy a trabajar 16 horas, para mí eso no sería un avance que yo quisiera que mi equipo tenga”, añadió.

César Contreras, director de formación de Tirant Lo Blanch para Chile, citó en el evento al profesor Carlos Amunátegui y apuntó a que las herramientas dentro de los estudios, específicamente las que requieren un uso de inteligencias artificiales, son como martillos respecto a sus implicancias éticas en el mercado: “Tú la puedes usar para bien o para mal”.

Beneficios concretos

“Yo lo conecto con los egos, lo que es algo que ha estado muy en la raíz de la profesión legal, nos guste o no nos guste; yo creo que somos entrenados en ambientes bastante individualistas”, opinó Andrés Jara, y añadió que esta individualidad del abogado se ve reflejada en una urgencia constante, bajos niveles de resiliencia y alta autonomía, lo que implica que cuando interactúa con tecnología que no demuestre un valor inmediato, van a dejar de usar el producto.

Mariano Werner

Aun así, y de acuerdo a Mariano Werner, de Lemontech, los beneficios del legaltech serían innegables: “No creo que nadie realmente esté en contra de tales tecnologías. Cada vez que voy con el auto y paso por una caseta de peaje, miro a la persona y me digo ‘seguro esto da empleo, pero no quiero este trabajo’, o sea, que las tareas más aburridas y mecánicas en las oficinas de abogados, como la confección de documentos para trámites, a nadie le gusta; estudiamos para pensar y para atender clientes, no para eso”.

Es por eso Werner recomendó el desarrollo de habilidades multidisciplinarias que sirvan de complemento a la aplicación de productos legaltech y que son necesarias si se busca modernizar una firma: “Debemos aprender cómo hacer una gestión profesional del despacho, como negociar, como dar feedback, potenciar todo lo que mejora la atención del cliente. Muchos estudios no se administran como un ente productivo, que son al final lo que son”.

Además, pidió que las legaltech también se integren en la función estatal desde la perspectiva del impacto social. “Hoy tenemos una justicia lenta, con sesgos y eso se puede solucionar con tecnología”, dijo.

Al teléfono, el empresario destaca que a la hora de seleccionar un producto legaltech, se debe tener identificado el beneficio concreto que se pretende obtener, ya que de no ser así sería un simple lujo. “Para tenerlo claro, se debe mapear los macroprocesos que tiene el estudio e indicar con cuáles estoy muy incómodo, cuáles no se me están cerrando; por ejemplo, si pierdo tiempo yendo a los tribunales, lo que me da menos espacio para atender clientes”. Además, añade que los productos son de fácil acceso, sólo basta con “escuchar a potenciales proveedores, realizar inducciones adecuadas, una proactividad constante y no tenerle miedo a la experimentación”, pero a la vez ser práctico durante la implementación.

Errores habituales

Las gerencias legales generalmente integran las tecnologías de forma desordenada y sin estrategia, sostuvo durante el evento Andrés Jara: «Necesitan metodología, porque no se trata de tecnología, se trata de tener una gestión del cambio, la construcción de una cultura laboral, cómo nos comunicamos con la base para poder construir esas competencias mínimas que son necesarias para poder desarrollar y usar las legaltech”. “Yo jamás le recomendaría a alguien implementar tecnología si veo que con suerte ocupan el celular, usan poco el correo electrónico o los socios siguen dictándole los escritos a las secretarias”, añadió.

Dos serían los procesos previos antes de incorporar legaltech en una firma: “Primero, la estandarización, saber qué información tengo, cómo la tengo, cómo la administro, cómo la gestiono y eventualmente entender cuáles son las fuentes de la información». Lo segundo, prosiguió, es la sistematización, «lograr recopilar la información para finalmente lograr la automatización”.

Sin esa base, la incorporación tecnológica fallaría definitivamente, según Jara, ya que si el personal de la firma «no se da la molestia de alimentar la tecnología con información, entonces no importa qué tan sofisticado sea un software legaltech», no va a funcionar.

Andrés Jara

Algunos errores que se detectan durante las implementaciones tienen que ver con la falta de alineación de todos los estamentos de la firma, así como las razones que llevan a seleccionar una tecnología por sobre otra. En este último caso, se haría una mala evaluación de «cuáles son los dolores que requieren más inmediatas soluciones”.

El tamaño no sería relevante, según Jara, pues mientras menos personal tenga una firma, más necesidad tendrá de tecnología, ya que se tendrá menos tiempo y recursos para la realización de tareas, lo que puedo ser solucionado con software.

 
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