La gestión eficiente de una firma exige cambios

En la coyuntura actual, la gestión eficiente en una firma legal es un elemento esencial para su supervivencia y también para su crecimiento.

Vanessa Távara

Desde mi experiencia, una de las primeras recomendaciones para una gestión eficiente es la utilización de formatos clave que faciliten la recopilación, organización y análisis de datos relevantes para la firma.

Estos formatos pueden variar y van desde registros detallados de clientes y casos hasta plantillas estandarizadas para propuestas y presupuestos. Por ejemplo, un sistema de registro de casos permite reducir significativamente el tiempo dedicado a buscar información relevante para cada cliente, lo que mejora la eficiencia operativa y la satisfacción del cliente.

Otro factor que vemos que contribuye a la eficiencia, es la digitalización de documentos y la implementación de sistemas de gestión de casos, que son tendencias en alza en el sector legal, tanto en Latinoamérica como en Europa.

Según datos obtenidos de los proyectos que hemos ejecutados en los últimos 4 años, las firmas invirtieron en tecnología para mejorar sus procesos internos, en los primeros años de la pandemia. Esta inversión ha dado como resultado una mejora significativa en la eficiencia operativa y la capacidad de adaptación a los cambios del mercado, pero creemos que aún no es suficiente para hablar de una transformación digital del sector legal.

Asimismo, uno de los puntos clave con que nos encontramos con recurrencia y que impacta en la eficiencia de una firma, tiene que ver con la gestión financiera. Contar con registros actualizados y precisos es fundamental para una planificación financiera efectiva y una toma de decisiones informada.

Según nuestro análisis, menos de la mitad de las firmas de abogados pequeñas y medianas identifican la gestión financiera como uno de los principales desafíos para su negocio. No obstante, podemos ver que, en muchos casos, firmas que implementan herramientas de gestión financiera avanzadas experimentan un aumento de hasta el 15% en su rentabilidad, en comparación con aquellas que no lo hicieron.

Además, la gestión del tiempo y de las actividades se ha vuelto cada vez más crítica, en un entorno legal caracterizado por plazos ajustados y altas expectativas de los clientes.

Los abogados consideran que la gestión del tiempo es uno de los mayores desafíos en su práctica diaria. Las firmas que implementan herramientas de seguimiento del tiempo experimentan una mejora del 20% en la productividad de sus abogados, dado que pueden detectar ineficiencias, actividades repetitivas o mala distribución de funciones.

Buscar una gestión eficiente en un estudio de abogados es un factor determinante para su crecimiento en un mercado que —aunque suene repetitivo— es cada vez más competitivo y exigente. La implementación de prácticas de gestión eficientes, como los ya descritos, puede marcar la diferencia entre el estancamiento y lograr el cumplimiento de objetivos.

Al aprovechar datos estadísticos reales y casos prácticos, las firmas de abogados pueden identificar áreas de mejora y tomar medidas concretas para optimizar su gestión y alcanzar sus objetivos comerciales a largo plazo.

Finalmente, para lograr una gestión eficiente, es crucial que las firmas de abogados inviertan en el desarrollo profesional de su personal. Un estudio interno con nuestros clientes, arrojó que el 60% de las firmas identifican la capacitación como una de las principales áreas de inversión para mejorar la eficiencia y la productividad, pues proporciona a los abogados y al personal de apoyo habilidades y herramientas que luego se traducirán en un rendimiento óptimo y, en definitiva, en la satisfacción del cliente.

En última instancia, la gestión eficiente no solo se trata de implementar tecnologías y procesos, sino también de empoderar a las personas para que alcancen su máximo potencial.

 
Vanessa Távara Valdiviezo es directora de operaciones | Xtrategia Group