Departamentos legales de empresas: hacer más con menos

Alex Jarvis

Si trabajas en una compañía que tiene más de 1.000 empleados, es probable que esté planeando recortar el 15% de los gastos de su equipo legal. Si tiene 50 o menos, lo más factible es que la reducción sea del 9%.

Hacer más con menos es una de las características que abogados in-house, General Counsels y gerentes legales de Latinoamérica están difundiendo en cada taller, seminario o charla a la que son invitados. Y los estudios jurídicos o asesores externos también acusan el golpe que esta nueva dinámica ha causado a sus finanzas.

Las reducciones son uno de los hallazgos del estudio “Remaining the legal function report 2019”, con el subtítulo de cómo las funciones legales se están acercando a un cambio operacional sísmico, realizado por EY a 1.058 abogados de empresas de las más diversas áreas en 25 países.

El reporte concluye que mediante las respuestas se comprueban “las presiones bajo las cuales están operando hoy las funciones legales y cómo se está yendo hacia un cambio en los modelos operacionales”.

Otra de sus conclusiones es que en la era de la transformación digital, la forma en que las empresas entienden esta labor está tomando otro camino, siendo fundamental que el equipo jurídico se mantenga alineado con la estrategia futura del negocio, siendo vista como parte de un todo, en vez de operar de manera aislada.

De no hacerlo, se correría el riesgo de que las funciones legales se queden atrás en comparación con otras áreas, como recursos humanos, tecnología o finanzas, perdiendo los beneficios que éstas han obtenido al modernizarse y convirtiéndose en el elemento débil de la cadena de trabajo.

Las reducciones

“Nuestra encuesta proporciona evidencia para apoyar la idea generalizada de que las funciones legales están siendo desafiadas a hacer más con menos”. Esa es una de las primeras conclusiones del estudio que, además, señala que la mayoría de las empresas (82%) pretende bajar los costos de esta área en los próximos 24 meses. Esto, pese a que el 87%, es decir, nueve de 10, reconoce haber experimentado un gran o moderado aumento en la demanda de gestión legal en los últimos cinco años.

Entre quienes declararon una futura disminución, el 42% pretende hacerlo en más de 10% —siendo el promedio 11%—. Sin embargo, el 13% pretende llevar estos recortes a un 16% o más, lo que es muy probable que tenga un “impacto significativo” en cómo opera la función legal.

“Los costos del personal constituyen el área individual más grande donde los puestos internos se enfrentan a una difícil batalla por la reducción”, analizó Chris Price, CEO de EY Riverview Law en el documento.

Y agrega que mientras las compañías lidian con altos costos fijos, a menudo consideran que el abogado nuevo para la práctica privada rara vez aporta las destrezas no legales necesarias para navegar en el mundo corporativo. “En nuestra experiencia, esto se refiere a habilidades de stakeholders y de gerencia de proyectos (project management), conocimientos de la tecnología y capacidad comercial, que son esenciales para que la función legal sea vista como un socio de negocios estratégico”.

¿Por zonas geográficas? El reporte indica que hay diferencias en qué tan agresivos pretenden ser en estos cortes. Así, Norteamérica sería la más radical, con 13% de reducción en promedio. Por su parte, en Asia Pacífico (APAC) y Europa sería de 9%.

Equipos más grandes, menos innovación

El riesgo es que el área legal no sea vea tan beneficiada o que incluso sufra frente a otras que sí han ganado de los avances tecnológicos. Ese es otro de los hallazgos de la encuesta: cuando son empresas de más de 1.000 personas, el 79% cree que el equipo jurídico no se ha favorecido tanto de la innovación, descontento que en el caso de estructuras menores —50 personas o menos— es de 54%.

Según el estudio, esto pareciera indicar que en grupos más pequeños sería más fácil estar dispuesto a adoptar nuevas tecnologías y modificar ciertos procesos, al contrario de lo que ocurre con los más grandes, donde el sistema de toma de decisiones tiende a ser más largo y complejo.

¿Las barreras para implementar la tecnología? En primer lugar aparecen las presiones usuales para un negocio activo (36%), seguido de cerca por limitaciones de presupuesto (32%) y, de manera sorprendente, dice la publicación, por falta de habilidades de gestión o interés (28%).

Más abajo hay razones como falta de tecnologías apropiadas (21%), desconocimiento sobre cómo iniciarlas o proceder (16%), que no hayan sido presentadas mediante propuestas claras (16%), riesgos de reputación o desconfianza en la tecnología (12%), y no ver a la innovación como un factor importante o de relevancia (4%).

Parece justo sugerir, señala el reporte, que es necesario ser capaces de educar mejor a las gerencias sobre los beneficios y el valor que esto puede aportar, de la misma manera que lo harían para superar a su competencia. Y agrega que es fundamental que se dedique tiempo y atención a la necesidad de modernizarse.

¿Externalizar o no externalizar?

El estudio también demuestra que un 33% de las empresas ya posee labores legales externalizadas, a lo que se suma un 41% que está actualmente considerándolo. Pese a ello, el número de quienes no están interesados, e incluso en algunos casos se oponen, es igualmente alto: 26%.

Dichas cifras llevarían a varias preguntas. En el caso de quienes sí han realizado este cambio, ¿qué tan efectivos han sido en la reorganización y en volver a priorizar la función legal en general? ¿hay nuevos indicadores clave de rendimiento (KPI) para demostrar un mayor valor para el negocio? En el caso de quienes están en contra, la pregunta es ¿cómo esperan modernizar sus funciones para lidiar con el aumento de demanda futura?

Según Mike Fry, Global Head of Entity Complicance and Governance de EY, la encuesta confirma que la tendencia del mercado, y que se está viendo en las grandes empresas, es que están evaluando estratégicamente las actividades que pueden externalizar de manera apropiada. “Típicamente son las de menor riesgo, pero obligatorias, ya sea porque son fundamentales para el negocio o porque son un requisito legal”, aseguró en el estudio.

Un indicio de aquello es que, según las cifras del mismo estudio, las áreas que más se han llevado hacia fuera de la compañía son manejo de contratos, gestión legal de la empresa, derecho laboral, due dilligence, manejo de documentos y archivos, todas con más de un 70% de respuestas positivas.

Atraer y retener el talento

Para el 59% de los encuestados, atraer y retener el talento apropiado que necesitan para las funciones legales es cada vez más difícil. Al enfocarse específicamente en los últimos 12 meses, la mitad aseguró que aunque han tenido problemas, lo han logrado, mientras que el 9% asegura derechamente no haberlo conseguido.

Al analizar estos datos, Paula Hogéus, Global Labor and Employment Law Leader de EY, sugiere que hasta hace unos años quienes ingresaban a las organizaciones lo hacían esperando mantenerse en ellas, ahora, en cambio, tienen muchas otras opciones disponibles.

“Antes se sentían atraídos por cargos in-house como una manera de liberarse de la jerarquía tradicional de los estudios jurídicos y perseguir un enfoque más comercial del Derecho. Sin embargo, hoy existen diferentes posibilidades para abogados calificados, incluyendo firmas que ofrecen contratos de alto nivel, cargos en startups de legaltech y otros emprendimientos”, se puede leer en el informe.

La estructura del trabajo también es un elemento que, dicen, ha afectado la posibilidad de atraer y retener el talento: el promedio de los encuestados asegura que más de un cuarto de sus horas totales están dedicadas a labores rutinarias o de baja dificultad, llegando el 67% a asegurar que más de un quinto de su jornada sólo la dedican a este tipo de encargos.

Otra investigación de EY —recuerda este reporte— ha demostrado que el mundo legal es uno de los próximos que va claramente hacia la automatización, por lo que se hace fundamental que los propios abogados sean quienes lleven esta conversación a las jefaturas y no al revés.

“El desafío, en lo que se refiere al reclutamiento, para los equipos legales que buscan abogados junior es atraerlos con trabajo significativo y no actividades rutinarias, además de demostrarles el potencial para el desarrollo de su carrera”, opina Hogéus.

Nuevo abogado: un gestor financiero

Otro factor analizado es el reconocido crecimiento en tamaño de los departamentos legales internos o in-house y de los gastos externos en las últimas 2 décadas, que han transformado el perfil hacia uno más cercano a la gestión financiera. No obstante, donde habrían tenido mayores problemas es en la habilidad para articular manejos de costos, tendencias, volúmenes de trabajo y valor entregado por sus equipos a través de la gestión de información relevante, y el análisis de datos.

La falta de evidencia objetiva para tomar decisiones estratégicas y desarrollar negocios para la inversión ha redundado muchas veces, se lee, en decisiones como reducción de personal, que son insostenibles sin un cambio de modelo de operaciones y que raramente significan mejoras en la eficiencia buscada.

Conocimientos y preparación

Contrario a lo que se podría suponer, la mayoría de los entrevistados se muestra confiada en su preparación para cumplir con futuros cambios legislativos o regulatorios, por ejemplo, en lo referente a materias de privacidad, tan en boga hoy en todo el mundo. Donde sí se muestran dudosos es en todo lo relativo al Brexit.

Sin embargo, acá también hay diferencias, esta vez, dependiendo del tamaño de la empresa según ganancias. Por ejemplo, al consultar sobre su confianza en la capacidad de responder antes las modificaciones en asuntos de privacidad, aquellas compañías que generan más de $20 billones (entendidos como miles de millones) anuales se sienten «muy confiadas» en el 94% de los casos, mientras que en aquellas con un ingreso de $500 millones o menos el dato cae a 68%.

“Con las reglas de privacidad y protección de datos variando de mercado a mercado, a veces de acuerdo al tipo de información que la organización posee, la pregunta central comienza con cómo una corporación multinacional concilia la regulación relativa a la transición desde los registros en papel a los archivos digitales en la era de la nube. ¿Cómo supervisa el riesgo comercial relacionado al cambio regulatorio, donde hay leyes que pueden causar un severo riesgo reputacional o incluso el encarcelamiento de sus empleados?”, dijo Carolyn Libretti, Law Markets Leader de EY, en la publicación.

Si quieres leer el estudio, haz clic aquí.