Herramientas tecnológicas en el ámbito laboral

Edmundo Ramos / Rafael Serrano

La mayoría de las empresas provee a sus empleados de herramientas tecnológicas, como correo electrónico corporativo, teléfono móvil y computadoras, para poder cumplir con sus tareas. Es común que el trabajador las utilice para fines personales, derivando en situaciones de uso no autorizado de las TICs laborales, o el incorrecto manejo de la información de propiedad del empleador.

Edmundo Ramos

Si el propietario de las TICs es el empleador, puede establecer límites para el uso de las herramientas para así implementar un adecuado uso de las mismas. El artículo 46 del Código de Trabajo ecuatoriano, no establece ninguna regla respecto al trato de la información y el consecuente derecho del empleador de tener acceso y controlar la misma.

Las comunicaciones realizadas por el trabajador se encuentran protegidas por el derecho a la inviolabilidad y secreto. Por esta razón, el empleador no podrá acceder al correo electrónico o a la información contenida en la computadora o celular de la empresa, sin el consentimiento del trabajador.

Las comunicaciones también se pueden encontrar protegidas por el derecho constitucional de protección de datos personales: “El derecho a la protección de datos de carácter personal, que incluye el acceso y la decisión sobre información y datos de este carácter, así como su correspondiente protección. La recolección, archivo, procesamiento, distribución o difusión de estos datos o información requerirán la autorización del titular o el mandato de la ley».

Dato personal es todo dato o información que hace identificable a una persona. Por lo general, los correos electrónicos corporativos hacen referencia a los nombres, apellidos o cargos de la persona a quien se le asigna el correo, al igual que el número de teléfono celular se vincula a una persona específica.

Rafael Serrano

La definición de dato personal incluiría tanto al correo electrónico como al número de teléfono celular. Por ende, al ser estos datos personales, se necesita la autorización del titular para que éstos puedan ser revisados.

Por último, el uso y acceso a las TICs se encuentra protegido por el derecho a la privacidad reconocido en la Convención Americana de Derechos Humanos, vigente en Ecuador, que dispone lo siguiente, “Nadie puede ser objeto de injerencias arbitrarias o abusivas en su vida privada, en la de su familia, en su domicilio o en su correspondencia, ni de ataques ilegales a su honra o reputación».

La Corte Interamericana de Derechos Humanos ha señalado que “…el ámbito de la privacidad se caracteriza por quedar exento e inmune a las invasiones o agresiones abusivas o arbitrarias por parte de terceros o de la autoridad pública». El derecho a la privacidad se aplicaría a las comunicaciones personales que realice el trabajador utilizando las TICs laborales.

Las normas que delimitan el uso y control de las herramientas tecnológicas se deben establecer por escrito en los documentos legales de cada empresa, a efectos de contar con el respaldo necesario para sancionar el uso indebido de las TIC:

Contrato de Trabajo: En este documento, el empleador deberá establecer la entrega de herramientas tecnológicas y el uso que se debe dar a ellas, así como el derecho del empleador de recuperar la herramienta informática y de obtener respaldo de la información en ella contenida.

Reglamento Interno de Trabajo: Es fundamental incorporar en este instrumento normas que regulen el uso de las herramientas tecnológicas. Inclusive algunos empleadores establecen sanciones en sus Reglamentos Internos de Trabajo por su mal uso o la inclusión de datos y/o información personal del empleado. La norma también deberá establecer la propiedad de la información contenida en estas herramientas, así como la periodicidad para el monitoreo o supervisión.

Política Interna de la Compañía: En los documentos que contengan políticas internas de la compañía, que deben ser expuestos para conocimiento de los trabajadores, es recomendable que se determinen los derechos y obligaciones que tienen los trabajadores sobre las herramientas tecnológicas., así como la facultad del empleador de acceder en cualquier momento a ellas y obtener copias de toda la información que contengan.

Acta de entrega – recepción: Al momento que se entregue las herramientas tecnológicas, el empleador deberá establecer claramente las limitaciones y las condiciones en las cuales se entrega dicha herramienta. Es importante detallar el estado físico y el contenido informático de las herramientas para que, al momento de la devolución, el trabajador sea responsable de todo deterioro no atribuible al uso normal de éstas.

Capacitaciones: Es necesario que el empleador realice capacitaciones a los trabajadores respecto de la importancia y limitaciones de uso de las herramientas.

En conclusión, las herramientas tecnológicas facilitan la ejecución de las funciones que realizan los trabajadores, pero su uso debe estar detalladamente regulado, a fin de que tanto el empleador como el trabajador conozcan los límites y la finalidad netamente laboral que se les debe dar. La adecuada protección de las herramientas y de la información de la compañía que ellas contengan, será posible únicamente si existe claridad en los derechos y obligaciones sobre el uso de tales herramientas.

Edmundo Ramos es socio en CorralRosales donde lidera el área Laboral con experiencia en asuntos laborales y de seguridad social.
Rafael Serrano es asociado en CorralRosales, dirige el área de Protección de Datos, tiene experiencia en la industria de TMT, protección de datos personales, comercio electrónico y contratos electrónicos e informáticos.