El Legal Project Management entra a los departamentos jurídicos

Equipo Idealex.press, en colaboración con Anna Marra

Ya no se trata de si nos gusta o no; si nos parece que debería hacerse o si no corresponde. Hoy las firmas están incorporando herramientas de gestión y control de proyectos dentro de sus trabajos, especialmente, aquellas que tratan directamente con empresas que utilizan tarifas y costos. ¿La razón? hacer más eficiente la prestación de servicios legales.

Desde 2018, por ejemplo, el área legal de Farmex —empresa peruana de productos para la protección y productividad de cultivos– comenzó a usar el Legal Project Management (LPM) en un proyecto global de implantación del sistema corporativo de compliance. Para seguir este camino, este año incorporará el Project Management para potenciar el departamento que tiene a cargo, con el objetivo de mejorar la prestación de servicio de asesoramiento jurídico.

Servicios más eficientes

Juan José Ardiles, profesional de la Pontificia Universidad Católica del Perú, Jefe del departamento legal y cumplimiento de Farmex, especializado como Legal Project Practitioner (LPP), comentó la necesidad que tienen los abogados de acercarse y adquirir conocimientos en esta materia.

La inquietud de especializarse, cuenta, nació de la necesidad de organizar la forma de trabajo del Departamento de servicios jurídicos y también la comunicación con los clientes: “Considerándolo un reto con cierta complejidad, decidí hacerlo bajo una estructura de proyectos, ya que esto me permitiría priorizar las actividades de una forma más eficiente”.

Elaboración de contratos

La prioridad de toda empresa es utilizar los recursos necesarios para una mejor gestión de los tiempos de sus trabajadores y, de esta forma, «generar un mayor valor agregado» a la empresa.

Como jefe del área legal de la empresa, Ardiles dice que la preparación de contratos de compraventa y la implantación de un Sistema de Compliance deben ser gestionados mediante proyectos de mediano y largo plazo.

En 2018, uno de los proyectos que puso en marcha el departamento jurídico de Farmex fue la implementación del Sistema de Gestión Antisoborno (ISO 37001), como parte del Sistema de Compliance. El proyecto incluyó la actualización de los demás sistemas de gestión, que en el caso de esta empresa de productos de cultivo también son parte del Sistema de Compliance.

¿Qué enfoque utilizó? La idea fue “usar la estructura del Sistema de Gestión para potenciar el Sistema de Compliance, poniendo como pilar principal el Sistema de Gestión Antisoborno, con auditorías internas y externas por un tercero independiente que validará el funcionamiento del sistema”, explica.

Además, desde 2016, con la publicación de la Ley de Responsabilidad Administrativa de las Personas Jurídicas en Perú, la empresa se incluye en el proceso penal. En el caso de que la compañía haya cometido “un delito de soborno, tráfico de influencias, lavado de activos, financiamiento al terrorismo o colusión, las personas jurídicas pueden eximirse de responsabilidad si cuentan con un sistema implantado y funcionando efectivamente; de ahí su importancia”, añade.

Las ventajas del project management: estrategia y priorización

Trabajar bajo el esquema de proyectos ha permitido, según cuenta el entrevistado, gestionar y optimizar los recursos con los que trabaja el departamento de servicios legales. Para ello, habría fundamental la definición de roles y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo, en cada proyecto.

“El Legal Project Management me permite dar a los asuntos legales una visión estratégica, manejando nuestras prioridades en función del alcance de cada proyecto, su importancia e impacto, y administrando los recursos necesarios para cada implementación”, señala Juan José Ardiles.

Y continúa: “Una de las razones por las cuales estamos usando la estructura de proyectos es para mejorar la comunicación con nuestros clientes. Cada vez que iniciamos un proyecto planificamos una reunión de apertura, en la que participan los principales stakeholders. Eso nos ayuda a definir los canales de comunicación que se usarán, con qué frecuencia se realizarán las reuniones de avance, y quién será el responsable de enviar la minuta de cada reunión con los action items”.

Sumado a lo anterior, el abogado afirma que el rol que jugará el Legal Project Management en el trabajo de los abogados cobrará cada vez mayor relevancia: “Nos compenetrará con el negocio y las metas de la empresa, teniendo un objetivo común, lo que generará que los Departamentos de Servicios Jurídicos se vayan modernizando de la mano con la tecnología”, prevé.

Diplomado de Legal Project Management

La Universidad Católica de Valparaíso (Chile) se encuentra impartiendo la segunda versión de su Legal Management Program, en modalidad semipresencial y cuyos directores son Adolfo Silva y Anna Marra.

«El programa presenta una visión global y regional que busca comprender los nuevos desafíos del mercado legal entregando, al mismo tiempo, herramientas prácticas que permiten mejorar el ejercicio de la profesión en un escenario dinámico», se puede leer en el sitio web de la universidad.

El programa está dirigido a Licenciados en Ciencias Jurídicas, abogados de gerencias legales latinoamericanas —tanto inhouse como externos—, «que deseen profundizar en la comprensión y entendimiento de las causas y efectos del mercado legal del siglo XXI».

El diplomado ofrece análisis práctico y comparado de herramientas ya probadas para mejorar el ejercicio profesional y, de paso, fortalecer redes de contacto regionales.

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