Carey: maestros y aprendices en la era digital

Sofía Martin Leyton

Cuando se es una oficina pequeña, donde pocos abogados comparten información cruzando el pasillo, puede que el problema de transmitir dudas, cuestionamientos y respuestas no sea tan grande. Aun así, si uno de ellos tiene conocimientos muy específicos, al renunciar se llevará consigo ese know how, con lo cual la oficina habrá perdido un activo.

Entonces, cómo lo hace un estudio jurídico de gran tamaño, de esos que superan los 60, 80 o 100 abogados, es la pregunta; cómo hace gestión del conocimiento, concepto que poco a poco ha ido entrando en la cultura latinoamericana.

Se lo preguntamos a Carey.

Estructuras

Carey y Cía. —estudio creado en 1905 y que hoy tiene contratados sobre 200 abogados—decidió formar un comité que diseñara estrategias relativas al conocimiento dentro de la oficina. Así, la labor tiene 3 aristas: dónde se genera el conocimiento, cómo se comparte y cómo se preserva.

También parte sobre un supuesto, que es que los abogados recién titulados saben muy poco de lo que necesitan para ejercer. “Tienen una base, pero les falta”, sostiene Cristián Eyzaguirre, a cargo del comité. Y lo que dice es relevante porque es socio de este estudio que se ha distinguido históricamente por contratar a los mejores.

¿Cómo se estructuran los equipos? Mediante grupos de trabajo muy claros, que tienen uno o dos jefes más asociados. “Y eso hace que haya un proceso ‘maestro-aprendiz’ en el que la transmisión de conocimiento se realiza día a día, en un marco súper definido”.

Estos grupos se organizan por socios y áreas de práctica, y en un área puede haber uno o más grupos de trabajo, por subespecialidades. “Está súper enraizado este tutorial permanente, que es un sistema muy usado en los estudios anglosajones”, explica Eyzaguirre, y añade: “Aquí uno sabe que si necesita trabajar con alguien de otro grupo, hay coordinación interna e interlocutores, que son los socios. No es que haya un pool gigantesco de asociados porque eso afecta las cargas de trabajo”.

Inducción, educación y tecnología

Aunque calculan que desde hace dos décadas han desarrollado lo que en inglés se conoce como knowledge managemet, desde hace alrededor de 10 años realizan charlas internas para la gente que entra, con un temario básico predefinido y un orador, que es un abogado especialista de la oficina, en un ciclo de formación que comparan a una universidad al interior del despacho. Y sobre esas charlas se hacen encuestas para tener feedback sobre la calidad del orador.

Además, cada 4 o 6 semanas hacen exposiciones sobre temas nuevos, dadas por socios. “Esa instancia es para todos, van 30 o 40 personas y se ven casos emblemáticos, leyes nuevas, jurisprudencia nueva, transacciones relevantes en que hayamos participado; se actualiza la gente y se traspasa la cultura”.

Desde el punto de vista de la tecnología, “hemos invertido mucho desde los 90”, afirma Cristián Eyzaguirre, lo que les habría permitido contar con un motor de búsqueda tipo Google muy poderoso, que es usado por cualquier abogado para buscar información interna. Y, agrega, tienen DMS (document mangemnet system) que hacen que todo documento que se produzca en la oficina tenga un perfil. Y también tienen modelos, a los que define como útiles más para enseñar que para trabajar: “La idea es tener precedentes. Finalmente, cada transacción es específica”.

Pero en todo este ecosistema de generación y transferencia del conocimiento, juega un rol ineludible la seguridad: tienen mecanismos para segregar esa tremenda base de datos —que permite tener chinese walls o ethical walls— y privilegios de seguridad: sólo los abogados pueden acceder a los documentos, se elige a quiénes y cuando el tema tiene especial complejidad, también se define quiénes tienen acceso. Secretarias y personal administrativo no lo tiene, mientras que los procuradores sólo pueden entrar a los temas específicos del grupo de trabajo al que están asignados.

Superando el mal de Diógenes

En una tendencia que lleva años en oficinas de abogados en todo el mundo, Carey tiene 2 bibliotecarias —“desde hace 20 años”— y una tercera persona asignada. Ellos tienen la operación del día a día, junto al comité de educación legal, compuesto por 4 socios.

La biblioteca es central, con todo su catálogo en línea, comentan: “Lo pides y llega a tu oficina al poco rato”. Y allí guardan las charlas grabadas en video. “Es un anhelo tener algo más bonito, un espacio físico más bonito para la biblioteca, pero por ahora es funcional”, aclaran.

Además, tienen un archivo físico de documentos, también digitalizado, donde se puede buscar cualquier documento en forma remota. “Pero los abogados tenemos el síndrome de Diógenes”, bromea Eyzaguirre, “no discriminamos qué tiene valor y qué no, y guardamos todo por cualquier eventualidad”.

Al comentario sigue la anécdota: cuando se cambiaron desde el centro de Santiago al edificio Titanium —en septiembre de 2010— tuvieron que hacer una “purga” y se botó todo lo que no servía. A cada persona se le daban 3 cajas y no se le transportaba nada más. “Fue súper duro. La gente mandaba a archivar todo, pero le devolvían la mitad, porque no cumplía con los requisitos. Nos demoramos 2 años. En storebox teníamos 5 mil cajas, pero hoy no lo usamos”, cuentan. Incluso tienen un reglamento de archivo.

¿Y los que están de paso por Carey?

“Si uno se pone tacaño con el conocimiento, no tienes cómo capturar y retener el conocimiento”, reflexiona Eyzaguirre ante la pregunta de qué hace Carey con lo que aprenden los abogados recién contratados, que todavía no se han “camiseteado” con la oficina. “Hemos evolucionado en que contratamos a los mejores y queremos que siempre sean los mejores, sea con nosotros o yéndose”.

Jaime Carey, socio de esta firma que en 2015 fue distinguida por tercera vez por Chambers and Partners por su servicio al cliente, añade: “Existe la tendencia en muchas oficinas a no darle a los chicos acceso a los clientes y tenerlos en una pieza oscura, mientras otros firman. Es preferible que el cliente se vaya con un abogado que renuncia a vivir con desconfianza”.

Pero volvemos a la seguridad: “Sí somos súper celosos en seguridad documental. Tenemos restringida la descarga documental, los accesos a los pendrives están bloqueados y está monitoreado el tema de flujo de conocimiento”, advierten. “La confidencialidad y el secreto profesional son de la máxima importancia”.