Explosión del legaltech en las oficinas de abogados

Gerd Altmann

Sofía Martin Leyton, Idealex.press / Diario Financiero

Legaltech es un concepto relativamente nuevo en las conversaciones del mundo jurídico. No es que no hubiera tecnología al servicio de los abogados y de la justicia: desde hace décadas existían programas de conteo de horas facturables y de seguimiento de causas, pero el valor —del concepto y de sus componentes— no deja de crecer. Si acotamos el tema al software, las preguntas a plantear son varias, algunas técnicas y otras culturales.

Sebastián Carey, socio de Tecnolex, lleva 16 años proveyendo tecnología a estudios de abogados: “Atendemos a más de mil abogados, repartidos en casi 30 estudios de distinto tamaño, desde 2 hasta más de 200”, dice. Lo que han hecho, dice, es incorporar la experiencia de años de procesos en sus programas. Y da un par de ejemplos: “El cliente puede pedir que la mitad de un cierto honorario se facture a una empresa y la mitad a otra, por lo tanto, mi software tiene que ser capaz de tomar esta cuenta, dividirla y mandarla a diferentes sociedades, con distintos ruts. O puede pasar que el grupo de abogados anotó con un código erróneo todas las horas a facturar y modificarlo implica soluciones que manejen grandes volúmenes de información”.

Sebastián Carey

La operación, a grandes rasgos, es así: “El abogado, al abrir el software, dice ‘voy a trabajar en un juicio’, abre un formulario, completa el cliente, el tipo de cobro, la instancia de que se trate, y dependiendo del trabajo, solicita la apertura de un código para registrar los eventos; desde ahí se empieza”, explica. Hay cerca de 15 tipos de honorarios distintos y dependiendo de lo convenido con el cliente, el software tiene que ser capaz de abrir fichas, proveer identificaciones, permitir o denegar accesos y asociar todo ello al sistema que maneja los documentos.

Orden, eficiencia y control son el resultado de apoyar la gestión jurídica con un software. En el caso de oficinas con muchos abogados o con un gran volumen de causas o contratos, el costo se asume, pero ¿se justifica para todos?

Alejandro Pérez creó la empresa vínculo.cl, que se dedica a desarrollo y alojamiento de software. Él es el socio tecnológico de LegalNovus —a cargo del abogado Luigi Woschion—, un emprendimiento que nació para prestar servicios jurídicos, pero que con el tiempo creó un software de apoyo que consideran tan potente, que creen puede ser una alternativa de mercado igual o mejor que otras de mayor trayectoria.

“Es bueno que el software sea modular, que esté dividido en ‘pedacitos pequeños’, porque hay algunas secciones que pueden servir más a un área que a otra”, explica Alejandro Pérez. “Que te sobren módulos siempre va a ser bueno, porque optimizas costos. En el fondo, no vas a pagar por piezas que no vas a ocupar, pero te permite ir creciendo”, agrega. Otra ventaja es que el programa se adapta fácilmente al modelo de negocios de cada despacho, complementa Luigi Woschion.

Obsolescencia y seguridad

Luigi Woschion

Los riesgos de obsolescencia son una preocupación constante. Woschion hace el símil con las apps: “La gente está acostumbrada a las aplicaciones y que la versión final nunca esté terminada; las herramientas siempre se están actualizando y los usuarios esperan que así sea, sobre todo si lo usan para su negocio”.

Alejandro Pérez es más drástico: “Por definición la tecnología siempre va a quedar obsoleta, porque lo que buscamos es estar al borde del desarrollo tecnológico”. Lo importante, advierte, es que las empresas lo internalicen, actualicen su software y no terminen limitadas por sus propios sistemas, con componentes incompatibles, con plataformas sin soporte y con riesgos de seguridad: “Las amenazas van evolucionando y son cada vez más peligrosas».

Ello está entroncado con el tipo de contrato que se tenga. El modelo más antiguo, pero todavía vigente, es el de compra de licencias y un pago del 20% anual por mantenimiento, que da derecho a parches y actualizaciones. Requiere de un desembolso fuerte al inicio, pero los estudios grandes suelen preferirlo, dice Sebastián Carey. El otro modelo es un cobro de arriendo mensual, tipo SaaS (Software as a Service), en que las actualizaciones vienen incluidas en el servicio.

Legaltech desde lo público

Luis Felipe Herman es gerente comercial de LexSoft, pero su experiencia viene del sector estatal. Trabajó en Paperless, la plataforma de factura y firma electrónica y en el proceso de digitalización que hizo el Poder Judicial, de 2015 a 2017, además de haber sido proveedores de entes como el Tribunal de Defensa de la Libre Competencia, el Tribunal de Contratación Pública y la plataforma iCam, del Centro de Arbitraje y Mediación de la Cámara de Comercio.

Luis Felipe Herman

Desde el año pasado están entrando al mundo corporativo, estudios jurídicos, fiscalías de empresa, y áreas de cobranzas de bancos. Entre lo último que están haciendo figura montar una central de poderes, donde intervienen una firma, clientes y las notarías que quieran participar.

“Los conceptos de big data, inteligencia artificial y robotización ya no son de película; están ocurriendo hoy”, asegura Herman: para optimizar el trabajo, la oficina tiene que tener procesos claros, visibles y medibles.

“Como muchos estudios venden horas, tienen que tener claro en qué las gastaron. Y el cliente tiene que creerle al abogado. Lo que hicimos fue pararnos arriba del big data. Al mapear y observar los documentos, podemos saber cuánto tiempo se gastó en su generación, y sugerirle al abogado el tiempo ocupado y no al revés, que es recordando cuántas horas usó. Facilitas la vida del abogado y entregas a la organización información objetiva con trazabilidad para el dueño”, explica.

El famoso Legal Management

La facturación por horas va en retirada, se lee en los medios especializados internacionales. Y lo pregonan los gerentes legales. Pero no desparecerá. En su opinión, Carey dice que no es sólo un capricho del sector y que, por el contrario, está relacionado con la ética de su función: el abogado debe tener tiempo para analizar cuáles son los riesgos de un caso y para pensar cuáles son las mejores estrategias para resguardar a su cliente.

Woschion tiene una mirada distinta: “Hay un cambio de paradigma respecto de cómo el cliente interactúa con los servicios que contrata y lo que el mercado moderno está exigiendo”. Hoy quiere saber cuánto va a costar, cuál es el alcance del proyecto, cuánto tiempo va a tomar y cómo se financia, dice. Y sobre esos parámetros define a quién contrata. Por lo tanto, el software tiene que contemplar etapas, acciones, plazos, gatillar alarmas, incluir audio, correos electrónicos y el manejo de documentos, todo lo que permita medir si se cumplieron los objetivos y, además, tomar decisiones estratégicas de negocio. “Tal vez una oficina nunca ha prestado cierta gama de servicios porque no sabe que tiene la capacidad para hacerlo y que podría crecer”, cita como ejemplo.

Por su parte, Herman, de LexSoft, destaca que un software de última generación puede abrir espacios al cliente para que consulte información, incorpore documentos y esté al día de lo que está ocurriendo.

Así es como se para el legaltech en Chile, una industria donde al parecer sólo hay espacio para crecer.

Publicación conjunta